Sabtu, 01-10-2022
  • Selamat Datang di Website Resmi SMK Negeri 1 Sambirejo      

ISO9001 : 2015 | di Sekolah Sebagai Suatu Strategi Manajemen Penjaminan Mutu Sekolah | Oleh : AFIF SURYONO,S.Pd.,M.Pd. (Kepala SMK Negeri 1 Sambirejo)

Diterbitkan : - Kategori :

ISO9001:2015  di Sekolah Sebagai Suatu Strategi Manajemen Penjaminan Mutu Sekolah

Oleh : AFIF SURYONO,S.Pd.,M.Pd.

(Kepala SMK Negeri 1 Sambirejo, Sragen, Jawa Tengah)

  1. PENDAHULUAN

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Republik Indonesia nomor 28 tahun 2016 tentang tentang sistem penjaminan mutu pendidikan dasar dan menengah memberikan penjelasan yang sangat jelas terkait dengan penjaminan mutu internal maupun penjaminan muutu eksternal sekolah.

Penjaminan mutu pendidikan adalah suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan sesuai dengan standar mutu(Permendikbud No. 28/2016 pasal 1 ayat 2)

Penjaminan mutu pendidikan menjadi suatu jawaban dari perhatian pemerintah dan pengharapan dari masyarakat terhadap mutu pendidikan di sekolah.

Suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan sesuai dengan standar mutuapakah betul-betul mampu diterapkan oleh sekolah seperti sekolah.Sistem manajemen sekolah ikut terlibat dalam penentuan kualitas pendidikan yang terfokus kepada pelanggan namun terkadang banyak sekolah yang mengabaikan tentang sistem manajemen mutu di sekolah yang mengacu kepada sistem manajemen mutu yang dipersyaratkan secara standar internasional seperti Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO seri dan edisi terbaru 9001: 2015 sebagai salah satu penjamin eksternal dan juga mengacu kepada Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)sebagai penjaminan mutu internal.

  1. SPMI dan ISO 9001:2015

Penjaminan mutu pendidikan:

Suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan sesuai dengan standar mutu(Permendikbud No. 28/2016) Kegagalan peningkatan mutu/ kualitas pendidikan sering terjadi akibat tidak diperhatikannya faktor manajermen sekolah yang merupakan sistem untuk  melakukan proses produk sekolah sehingga dihasilkan output / outcome yang tidak sesuai dengan harapan pelanggan. Jika diperhatikan secara umum kenyataan yang ada sistem manajemen di sekolah sekarang rata-rata masih ditemukan hal-hal sebagai berikut.

  • Belum berorientasi pada proses tapi hanya pada output (hasil).
  • Belum memperhatikan kepuasan pelanggan (customer service).
  • Bekerja masih berdasarkan perintah atasan tidak berdasarkan sistem.
  • Tidak ada target pencapaian sasaran setiap unit kerja hanya bersifat rutinitas saja.
  • Belum ada tindakan preventif dan korektifdan analisis risiko serta peluang.
  • Belum ada sistem evaluasi pelaksanaan program secara konsisten.
  • Belum dibiasakan mengadakan audit internal atau monev dari proses yang diajalankan.
  • Belum dilakukan pengendalian dokumen-dokumen setiap unit kerja secara konsisten.
  • Belum dilakukan tinjauan manajemen secara rutin dalam upaya meningkatkan kualitas manajemen.

Apabila sekolah mengalami keterpurukan biasanya kesalahan langsung ditumpahkan kepada kepala sekolah padahal seharusnya semua komponen ikut bertanggung jawab, karena manajemen sekolah banyak yang harus ikut berkontribusi sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing, wakil-wakil kepala sekolah merupakan penerus kebijakan kebawah mengenai kebijakan-kebijakan sekolah dan juga ketua program / ketua kompetensi keahlian, kepala laboratorium , pembina dan unit kerja dibawahnya serta guru-guru selaku pemberi masukan dan pelaku kebijakan sekolah. Merupakan suatu tantangan bagi sekolah  yang harus menyiapkan siswa yang memiliki keunggulan  dalam rangka menyiapkan anak didik bangsa dalam menghadapi era globalisasi dan perkembangan teknologi termasuk revolusi 4.0 yang sangat pesat, tetapi banyak sekolah  masih menerapkan menajemen seperti tersebut diatas yang sangat banyak kelemahannya dan bersifat konvensional sehingga secara manajemen kurang tertata.

Padahal menurut Salim  (2005: 45):” menjelaskan bahwa reformasi pendidikan yang berlangsung di Indonesia sekarang ini pada hakikatnya merupakan upaya mengembalikan kewenangan mengatur lembaga sekolah kepada masyarakat. Dengan demikian mestinya akan lebih tertata dengan baik dan lebih berkualitas.”

Apabila sekolah akan mengelola sekolah dengan standar manajemen mutu internasional baik ISO 9001:2015 maupun SPMI sebagai sistem penjaminan mutu internal maka sekolah perlu memperagakan kemampuannya untuk taat asas dalam menghasilkan lulusan yang memenuhi permintaan pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya secara efektif, termasuk proses perbaikan yang terus menerus dari sistemnya dan pemastian dipenuhinya permintaan pelanggan, peraturan yang berlaku, serta adanya pengukuran, analisis dan perbaikan melalui kegiatan audit internal ataupun monitoring dan evaluasi  maka standar internasional ISO 9001:2015 dan selalu melakuan pemetaan mutu, perencanaan peningkatan mutu, implementasi peningkatan mutu, monitoring dan evaluasi serta penetapan standar baru sesuai dengan siklus pelaksanaan SPMI di sekolah, sehingga dapat menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi dalam penerapan sistem manajemen mutunya. Persyaratan dari standar internasional dan SPMI  ini bersifat umum dan secara sistem dapat diterapkan pada sekolah pada jenjang apapun.

Dalam upaya memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan sekolah saat ini ada sekolah yang berusaha menerapkan Sistem Manajemen Mutu khususnya ISO 9001: 2015 di padukan dengan Sitem Penjamianan Mutu Internal (SPMI).Sekolah harus  selalu berusaha untuk mengikuti perkembangan yang ada  dan telah banyak menerapkan SMM ISO 9001: 2015 . Jika kita lihat tentang ISO 9001:2015 dan SPMI sebagai suatu sistem manajemen dapat fahami secara sederhana dengan melihat kata kuncinya.

 

Sistem Manajemen Mutu ISO 900:2015

ISO 9001:2015 datang dengan banyak membawa perubahan signifikan dibanding ISO 9001:2008. Salah satunya adalah prinsip sistem manajemen mutu yang kini berubah menjadi 7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Berbeda dengan ISO 9001:2008 yang memiliki 8 Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Berikut ini 7 prinsip sistem manajemen mutu ISO 9001:2015

  1. Customer Focus (Fokus Pada Pelanggan)

Fokus utama dari manajemen mutu adalah untuk memenuhi dan memberi lebih dari sekedar kebutuhan pelanggan. Fokus ini akan memberikan kontribusi besar untuk keberhasilan jangka panjang. Merupakan hal yang sangat penting untuk tidak hanya menarik tetapi juga mempertahankan kepercayaan pelanggam sehingga kita bisa beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan di masa depan.  Diantara langkah penting untuh meraihnya adalah dengan terus berupaya untuk menerima masukan dari pelanggan dan secara aktif melakukan perbaikan untuk kepuasan pelanggan. Dengan manajemen berbasis resiko yang digaungkan ISO 9001:2015, kini organisasi tidak hanya dituntut untuk raktif ketika ada masukan dan keluhan dari pelanggan, tetapi secara proaktif menetapkan apa yang terbaik untuk pelanggan. Organisasi harus selangkah lebih maju dari pelanggan dalam hal yang berhubungan dengan pelayanan sebelum, selama, dan sesudah berhubungan dengan pelanggan.

 

 

  1. Leadership (Kepemimpinan)

Arahan dan misi dari top manajemen yang memiliki kekuatan kepemimpinan yang powerfull sangatlah penting untuk memastikan seluruh bagian organisasi memahami dengan baik tujuan apa yang hendak dicapai oleh organisasinya. Tidak dapat dipungkiri, salah satu faktor terbesar keberhasilan suatu organisasi dalam memperbaiki dan mengembangkan sistem adalah kesuksesan pemimpinnya yang mampu menerjemahkan dan mensosialiasikan visinya ke seluruh bagian organisasi.

  1. Engagement of People (Keterlibatan Orang-orang)

Menciptakan nilai untuk pelanggan akan lebih mudah jika organisasi kita didukung oleh tim yang kompeten, mudah diberdayakan, dan mau terlibat secara penuh di seluruh level organisasi. Tidak peduli apapun jabatannya, semuanya merasa punya tanggung jawab yang sama dalam mencapai tujuan organisasi dan memberikan nilai lebih untuk pelanggan

  1. Process Approach (Pendekatan Proses)

Setiap organisasi harus menyadari bahwa mereka adalah satu kesatuan proses yang saling terhubung sehingga setiap bagian harus memahami tidak hanya tugas bagiannya, tetapi juga tugas bagian yang berkaitan dengannya agar semuanya bisa bersinergi secara bersama-sama. Organisasi harus memastikan setiap orang telah familiar dengan seluruh aktifitas organisasi.

  1. Improvement (Pengembangan sistem)

Di era modern yang bergerak cepat, setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan dan pengembangan di segala lini. Belajar dari Nokia, raksasa teknologi yang kini ambruk, pada dasarnya mereka sama sekali tidak melakukan kesalahan internal. Satu-satunya kesalahan mereka adalah, mereka berkembang lebih lambat dari para pesaingnya, merasa bahwa produknya -dengan fitur terbatas –  masih diterima pelanggan setianya, sementara pesaingya menawarkan fitur-fitur dan teknologi terbaru sehingga ketika mereka tersadar, sudah terlalu jauh untuk mengejar ketertinggalan. Sesuatu yang luar biasa akan terlihat biasa di mata pelanggan apabila pesaing utama melakukannya lebih baik dari yang kita lakukan.  Karena itu, setiap organiasi harus secara aktif merespon setiap perubahan internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi nilai produk atau pelayanan di mata pelanggan.

  1. Evidence-based Descision Making (Pengambilan keputusan berbasis bukti)

Membuat keputusan terhadap suatu permasalahan dalam organisasi tak pernah mudah. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa seluruh bukti yang kuat agar keputusan yang diambil tepat.  Pendekatan: 5W + 1 H (What:apa,Who:siapa,Why:mengapa,Where:dimana,When:bilamana dan How:bagaimana) digunakan guna mendapatkan pokok permasalahan sehingga keputusannya bisa dipertanggung jawabkan.

  1. Relationship Management (Manajemen hubungan dengan berbagai pihak) 

Kehidupan bisnis di era teknologi komunikasi yang maju dewasa ini menuntut setiap organisasi untuk berkomunikasi secara aktif dengan berbagai pihak. Kemudahan akses informasi, memudahkan organisasi untuk menelusuri pihak-pihak terkait khususnya pihak ketiga (supplier, subkontraktor, distributor).  Organisasi dapat dengan mudah mencari partner baru, menelusuri kinerjanya via website, bahkan bisa mengunduh katalog produk tanpa memintanya secara langsung.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Penjaminan mutu pendidikan:

Suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan sesuai dengan standar mutu(Permendikbud Nomor  28 tahun 2016)

Undang undang nomor .20 tahun 2003 tentang Sisdiknas menyatakan Standar Nasional Pendidkan (SNP)  adalah kriteria minimal sekolah di Indonesia. Upaya peningkatan mutu harus memiliki “makna” dan sesuai dengan kebutuhan” sekolah dalam menuju sekolah dengan kualitas layanan minimal SNP

 

Untuk mengintegrasikan SPMI dan SMM ISO 9001: 2015  di sekolah dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

  1. Tahap-tahap dalam penerapan ISO 9001:2015 sekaligus dalam melakukan pemetaan mutu,penyusunan rencana peningkatan mutu dalam SPMI di sekolah.

Dalam tahap penerapan ISO 9001:2015 sekaligus melakukan pemetaan mutu dan penyusunan rencana peningkatan mutu dalam SPMI di sekolah dengan tahap menggunakan dokumen Evaluasi Diri Sekolah (EDS) dihubungkan dengan Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan Rapor Mutu sebagai dasar dalam menentukan Visi –Misi sekolah  sesuai siklus SPMI  sekaligus digunakan dalam Pedoman Mutu (PM) ISO 9001:2015 kemudian di turunkan menjadi Kebijakan Mutu  (klausul 5.2)

Seperti tergabarkan dalam gambar flow chrat berikut:

 

Dengan dasar tahapan tersebut masuk kedalam siklus berikutnya dalam SPMI yaitu penyusunan rencana peningkatan mutu dan dikombinasikan dengan dokumen ISO 9001:2015 yaitu kegiatan perencanaan (klausul 6), kegiatan pengembangan (klausul 8.3) dan rencana aksi atau sasaran mutu (klausul 6.2.1)

Seperti dalam gambar diagram atau flow chart berikut ini:

 

  1. Penerapan/implementasi rencana peningkatan mutu di sekolah

Penerapan/implementasi rencana peningkatan mutu di sekolah dalam siklus SPMI dengan langsung menerapkan dokumen hasil pemetaan mutu dan rencana peningkatan mutu dalam implementasi/penerapan peningkatan mutu yang dituangkan dalam pelaksanaan dan rencana aksi (klausul 8) pada ISO 9001:2015  seperti dalam diagram flow chart berikut ini


 

 

  1. Pelaksanaan audit internal dalam  SMM ISO 9001: 2015  di sekolah sekaligus pelaksanaan monitoring dan evaluasi dalam SPMI

 

Semua unsur standar dalam ISO 9001:2015 diaudit oleh Auditor yang ditunjuk.Sekolah dalam menerapkan SMM ISO 9001: 2015  tetapi berusaha untuk taat asas dengan mencoba melaksanakan semua unsur standar dalam SMM ISO 9001: 2015  dan untuk mengukur, menganalisis dan melakukan tindakan perbaikan maka semua unsur standar dalam SMM ISO 9001: 2015  di sekolah. Persiapan Audit Internal dalam SMM ISO 9001: 2015  di sekolah, persiapan audit internal dalam SMM ISO 9001: 2015 diSEKOLAH Negeri 2 Magelang  dipelajari dari 3 (tiga) prosedur / langkah, yaitu (1) auditor yang ditunjuk harus pernah mengikuti pelatihan pemahaman Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015  dan sistem pendokumentasiannya, (2) auditor yang ditunjuk harus memiliki sertifikat pelatihan audit internal, (3) ada ketentuan Auditor yang ditunjuk tidak boleh melakukan audit untuk pekerjaan sendiri. Persiapan audit internal dalam SMM ISO 9001: 2015  di sekolah  Auditor yang ditunjuk telah  mengikuti pelatihan pemahaman SMM ISO 9001: 2015  dan sistem pendokumentasiannya, namun belum seluruh  personil  memahami dengan baik tentang SMM ISO 9001: 2015  dan sistem pendokumentasiannya, personil sebagai auditor diambil dari mereka yang sudah memiliki sertifikat pelatihan audit internal.

Wakil Manajemen Mutu (WMM)  menetapkan waktu yang disetujui bersama auditee lebih banyak dari sisi non fomal perorangan tidak secara formal karena tidak ditemukan dokumen-dokumen tentang penetapan waktu bersama auditee salah satu dokumen yang ditemukan adalah jadwal audit internal yang memuat adanya hari/tanggal, auditee, auditor dan Tim auditor. Pelaksanaan audit tindak lanjut dalam  SMM ISO 9001: 2015  di sekolah. Ketidaksesuaian (KTS) yang ditemukan selama audit internal maka audit tindak lanjut dilaksanakan oleh para auditor untuk memeriksa dan memastikan tindakan perbaikan / tindakan koreksi telah dilakukan oleh ketua unit kerja sebagai auditee yang ditemukan KTS tersebut karena hanya pada unit kerja yang ditemukan KTS tersebut perlu dipastikan apakah KTS yang ditemukan sudah dilakukan tindakan perbaikan /  tindakan koreksi yang dilakukan oleh ketua unit kerja tempat ditemukan KTS tersebut dan dapat dilihat komitmen untuk berusaha tidak terjadinya KTS yang sama di unit kerja tersebut. Audit tindak lanjut berakhir dan dinyatakan selesai apabila para auditee tempat ditemukaanya KTS tersebut telah benar-benar melaksanakan tindakan perbaikan dan tindakan perbaikan yang dilakukan tersebut sesuai dengan yang diharapkan oleh para auditor dan memuaskan para auditor, tindakan perbaikan tidak asal-asalan tetapi tindakan perbaikan harus dilaksanakan sesuai dengan permintaan auditor yang mengacu kepada standar yang diminta SMM ISO 9001: 2015 .

Dan pelaksanaannya dipadukan dengan siklus SPMI tentang monitoring dan evaluasi dengan langkah pelaksanaan Audit internal sekaligus moitoring dan evalusi dan hasinya dilaporkan dalam Laporan Hasil Evaluasi  (klausul 9.2) sekaligus sebagai laporan audit internal dengan mengacu indikator mutu pada pemenuhan 8 standar nasional pendidikan , hasil  implementasi dan rencana aksi/ rencana mutu (sasaran mutu) seperti tergambar dalam gambar diagram flow chart sebagai berikut:

  1. Penetapan standar baru di SPMI sekaligus sebagai sasaran mutu dalam ISO 9001: 2015  di sekolah.

Dalam penetapan standar baru di SPMI sekaligus sebagai sasaran mutu dalam  ISO 9001: 2015  di sekolah dengan cara menetapkan standar mutu baru yang lebih tinggi (klausul 6.2.1) sebagai sasaran mutu baru sehingga dan apabila sekolah telah memenuhi standar 8 SNP maka standar baru diatas SNP. Seperti tergambar dalam diagram berikut ini:

 Penetapan standar baru di SPMI sekaligus sebagai sasaran mutu dalam  SMM ISO 9001: 2015  di sekolah.

 

III.PENUTUP

 Sistem penjaminan mutu pendidikan dasar dan menengah terdiri atas dua komponen yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dengan menerapak Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 sesuai dengan Permendiknas nomor 28 tahun 2016 menjadi acuan dasar untuk sekolah sebagai satuan pendidikan dalam melaksanakan penjaminan sekolah menjadi sekolah yang berbudaya mutu dan selalu berusaha melaksanakan standar baru dalam upaya perbaikan berkelanjutan karena capaian SNP oleh sekolah baru merupakan kriteria minimal sekolah yang ada di Indonesia, sehingga sekolah harus berusaha mencapai diatas SNP yang salah satunya upayanya dengan menerapkan SPMI disekolah seakligus memperagakan penerapan ISO 9001:2015. Sistem tersebut  menjadi lebih efektif ketika pelaksanaanya di integrasikan menjadi satu kesatuan dan pelaksanaanya dipadukan.

DAFTAR PUSTAKA

Undang Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 yang telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 32 tahun 2013 dan diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 13 tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor : 28 tahun 2016 : Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Dasar dan Menangah

 Tuv Rheinlad: Implementasi Sistem Manajemen ISO 9001:2015 :Awarenes ISO 9001:2015

ISO 9001:2008 Quality management systems:  Requirements is a document of (Company Name) conducts internal audits at planned intervals to determine to ISO 9001: 2000 for certified organisations”, Managerial Auditing Journal…Online en.wikipedia.org/wiki/ISO_9000 – CachedSimilar [accessed 24/01/11]

Internal Audit ISO 9001:2008 (2011).« Back. Start Date: 2011-05-10; End Date: 2011-05-12; Time: 9:00 pm; Location: Information Technology Division.Onlinewww.iium.edu.my/itd/events/internal-audit-iso-90012008-2011[accessed 24/01/11]

In these situations, both internal and external audits may use the text of ISO 9001:2008 for conformity assessment purposes. Online
www.iso.org/iso/iso…/iso_9001_2008/guidance_on_the_documentation_requirements_of_iso_9001_2008.htm.[accessed 24/01/11]

ISO 9001:2008 Internal Auditor ChecklistAre internal auditsconducted at planned … realization, requirements of the ISO. 9001 standard and to theQMS.Online…the9000store.com/downloads/ISO-9001-Internal-Audit-Checklist.[accessed 24/01/11]

Internal Audits A. Preventif Tool QualityDigestinternal auditsAre Necessary To Adhere To The Iso Standard, …. Of Information In This Journal, Other Trade Journals, Consultants, The New Iso 9001:2008 Revision, Which Was Released In November 2008. Online
Www.Qualitydigest.Com/…/Internal-Audits-Preventative-Tool.Html – [Accessed 24/01/11]

Hernandez – 2010 – Related articles The Tqm Journal.Issn : 1754-2731. Previously Published As: The Tqm Magazine Internal Auditing To Iso 9000 Is An Appraisal Of The Company Processes To …..Recommended To Receive The Iso 9001:2008 Certification For DemonstratingOnline.www.Emeraldinsight.Com/Journals.Htm?Articleid=1864387&Show=Htm  [Accessed 24/01/11]

Maryono,  2009Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SEKOLAH Negeri 2 Kendal.Tesis Manjemen Pendidikan. PPS Unnes: Semarang

Mustofa, B. 2009. Pedoman Menulis Proposal Penelitian Skripsi dan Tesis. Yogyakarta: Panji Pustaka.

 

Qohar, A. 2008. SMM ISO 9001: 2015  Penerapan di Sekolah Menengah Kejuruan. Yogyakarta: PT.TUV International Indonesia

 

IRCA ISO 9000:2000 Series, 2007. Training Course Lead Auditor/Auditor Course.  Bandung: Tuv Rheinland Group

 

Penulis:

*) AFIF SURYONIO,S.Pd.,M.Pd.

Kepala SMK N 1 Sambirejo Sragen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SMK NEGERI 1 SAMBIREJO

  •     Jl. raya sragen-balong km. 12 sambirejo, sragen, Sambirejo, Kabupaten Sragen, Jawa Tengah 57293
  •    Telp. (0271) 7005835
  •   smknsatusambirejo@ymail.com

STATISTIK PENGUNJUNG